arrow_drop_up arrow_drop_down

Wat is er mis met een to do lijst?

Velen maken een to do lijst. Nu blijkt uit onderzoek dat het maken van een to do lijst ons meer stress oplevert omdat langetermijntaken niet gedaan worden. Tweederde van alle professionals maakt een to do lijst. Van alle taken op de lijst wordt 41% echter nooit voltooid. Meer dan de helft van de mensen die een to do lijst maakt, doet dat voor dezelfde dag. Er zijn drie andere dingen die beter kunt doen. Wat is er mis met een to do lijst?

Richard Branson en Bill Gates

wat is er mis met een to do lijstWie kent ze niet? Beiden zijn zeer succesvolle ondernemers. Denk je dat zij een to do lijst maken waarin ze taken prioriteren A1, A2, B1, B2 en zo verder? Volgens onderzoeker Kevin Kruse (auteur van het boek ’15 Secrets Successful People Know About Time Management’) is een to do lijst de perfecte manier om de belangrijkste zaken/taken uit te stellen die dan vervolgens een stille dood sterven.

In zijn onderzoek over productiviteit en time management sprak Kruse met meer dan 200 miljardairs, Olympische kampioenen, cum laude afgestudeerden en diverse andere ondernemers en vroeg hen naar hun beste advies over dit onderwerp. “Geen van hen sprak over een to do lijst“, aldus de onderzoeker.

Wat is er mis met een to do lijst volgens Kruse:

  1. Hij is niet tijdgevoelig – als er een lange lijst van taken is hebben mensen de neiging om te gaan voor de taken die het snelst gedaan kunnen worden. Wij voelen het meer als een succes als we iets kunnen afronden. Hoe meer we af kunnen strepen van onze to do lijst, hoe blijer we worden. Hierdoor blijven de langetermijntaken liggen.
  2. Hij maakt geen verschil tussen urgent en belangrijk – er zit geen tijdslimiet aan een to do lijst en belangrijke zaken worden vaak over het hoofd gezien. “Our impulse is to fight the urgent and ignore the important”
  3. Hij is stress-verhogend – bekend als het Zeigarnik effect, mensen hebben de neiging om onafgeronde taken te onthouden wat leidt tot negatieve gedachten en stress; een lijst van onafgeronde taken leidt tot slapeloosheid.

Wat kun je beter doen?

wat is er mis met een to do lijst Kruse concludeerde dat de echte winnaars, de meest ambitieuze werken vanuit hun agenda en deze als volgt indelen.

1. Blokkeer tijd voor de meest belangrijke taken

Laat jouw agenda niet vollopen met willekeurige zaken die voorbijkomen op een dag. Je bent dan immers reactief in plaats van proactief. Wees duidelijk over jouw prioriteten zowel zakelijk als privé en plan deze zaken als eerste in.

Zo staan mijn vrije dagen en vakanties voor het hele jaar al ingepland en ook het bouwen aan de websites van mijn klanten (op afgesproken vaste dagen). Daar kan niets tussenkomen behalve overmacht.

2. Denk in tijdblokken van 15 minuten

De meeste online agenda’s werken in blokken van 30 minuten, beter is dit te reduceren tot 15 minuten. Denk bij elke taak na hoeveel tijd het je werkelijk kost. Als jij er 30 minuten voor uittrekt, gebruik je ook 30 minuten. Zo werkt dat nou eenmaal bij mensen. Maar hoeveel daarvan ben je werkelijk productief?

Ultra-productieve mensen spenderen niet meer tijd dan nodig. Als jouw standaardinstelling 15 minuten is, zul je direct merken dat je veel meer gedaan krijgt op een dag. Marissa Ann Mayer (CEO van Yahoo) is beroemd om haar 5-minuten-vergaderingen met haar team.

3. Plan alles in

In plaats van elke vijf minuten je e-mail checken, plan je hiervoor tijdblokken in. Drie per dag of per week? Reduceer telefoongesprekken tot een minimum en stel daarvoor ook vaste tijden in; je hoeft niet 24/7 bereikbaar te zijn hoewel dat wellicht wel van je verwacht wordt. Beter nog: stel een herhalingsafspraak in jouw agenda in bijvoorbeeld elke dag tussen 16 en 17 uur bel ik mensen (terug).

In het begin is het lastiger om te bepalen hoe lang je voor een specifieke taak nodig hebt, maar oefening baart kunst. Ik weet dat ik tussen anderhalf en twee uur nodig heb voor het schrijven van een blog. Blijkt dat ik meer tijd nodig heb, dan is het artikel dus te lang en splits ik het op in twee gedeeltes. Heb ik minder tijd nodig dan gebruik ik de rest om te relaxen.

Wat is er mis met een to do lijst?

wat is er mis met een to do lijst Conclusie: een to do lijst is niet specifiek genoeg en overbodig als je direct alles inplant in jouw agenda. Dit is de ultieme manier van tijdbesparing en daadwerkelijk zaken gedaan krijgen. Het is niet nodig om op jouw to do lijst te zetten dat je vandaag je moeder moet bellen. Dat staat al in jouw agenda als het goed is en zo niet, dan zet je dat erin.

Natuurlijk kunnen er onverwachte dingen gebeuren. Daarom plan je altijd maar 80% in. De overige 20% is voor die zaken die spontaan voorbijkomen zoals jouw zieke dochter van school halen. Gebeurt er niets onverwacht, gebruik dan die 20% om te relaxen, te mediteren of een extra wandeling met de hond.

Over de schrijver
Monique is oprichter en eigenaar van HondenUniversiteit. Zij is vanaf 2003 professioneel met honden bezig. Naast kynologisch instructeur is zij hondengedragstherapeut. Sinds 2011 helpt zijn ondernemers in de hondenbranche zakelijk en privé te groeien.