%%title%% | %%sitename%%
arrow_drop_up arrow_drop_down
10 juni 2019 

Tijdverslindende werkzaamheden

Ken je ze, die e-mails met teksten als “Kun jij even contact opnemen over de mogelijkheden om …?” of “Wat kost het als ik bij jou ….?”. Vast wel. Het beantwoorden van deze e-mails kost veel tijd. Je wilt immers iedereen op een nette manier te woord staan. Daarom begin ik altijd met: “Bedankt voor jouw interesse” of “Wat leuk dat je contact opneemt”. Heb jij enig idee hoeveel tijd het beantwoorden kost als je het – pak m beet – op week- of maandbasis bekijkt? Ik niet maar ik weet wel dat het hier gaat om tijdverslindende werkzaamheden. Dat kan anders.

Vragen beantwoorden

Je kunt ze vast wel, de FAQ. Of in goed Nederlands: veelgestelde vragen. Meestal een aparte pagina op een website. Heel handig zo’n pagina. Je kunt dan namelijk altijd volstaan met het versturen van een link naar deze pagina. Je kunt een template maken van zo’n e-mail of zelfs automatisch laten verzenden (bijvoorbeeld als je een apart e-mailadres gebruikt; contact@jouwbedrijf.nl).

Logisch dat dit jou heel veel tijd bespaart, toch? Helaas blijkt in de praktijk dat mensen niet tot nauwelijks lezen. Daarom zijn er steeds meer bedrijven die werken met een – persoonlijke, dan wel geautomatiseerde – chatbox. In de regel veel sneller. Je hoeft namelijk niet meer te lezen en kunt direct jouw vraag stellen. De mensen achter de chatbox zullen elke vraag vriendelijk (of soms minder vriendelijk) beantwoorden.

tijdverslindende werkzaamhedenDan is er nog de kennisbank waarin je vragen op kunt zoeken (Wikipedia is een voorbeeld van een kennisbank). Maar die werkt erg nauwkeurig. Je moet dus echt een goede vraag stellen of het juiste woord gebruiken, anders wordt er niets gevonden.

En natuurlijk kennen we allemaal de klantenservice. Persoonlijk en (min of meer) professioneel. Je krijgt iemand aan de lijn die jouw vraag beantwoord. Een leverancier van mij heeft een hele persoonlijke klantenservice; mijn vragen worden steeds door dezelfde persoon beantwoord. Ik heb al tientallen vragen gesteld inmiddels. Hij begint mijn business goed te kennen en dat heeft ook veel voordelen.

Tijdverslindende werkzaamheden

tijdverslindende werkzaamhedenPersoonlijk heb ik er een hekel aan repeterend werk. Logisch natuurlijk, ik ben immers ondernemer. Of dat nu mondeling of schriftelijk is. Zodra ik voor de tweede keer hetzelfde moet doen, ga ik nadenken over hoe het beter kan. In het kader van mijn hondenoppasdienst Yalla krijg ik regelmatig e-mails van mensen die via mijn contactformulier vragen stellen. Snel kwam ik er achter dat mensen mijn website niet lezen. Ze sturen liever direct een e-mail.

Wat ik gedaan heb is op de pagina van het contactformulier een aantal vragen gezet. Daarin direct een link naar de plek op mijn pagina waar het antwoord staat. Zodra ik een vraag krijg via e-mail, zet ik die direct op deze pagina waardoor ik uiteindelijk vrijwel alle vragen kan beantwoorden en dus repeterende vragen niet meer in mijn mailbox krijg. Dit is een eenmalige handeling en sinds ik de contactpagina aangepast heb, krijg ik vrijwel geen e-mails meer. Dus zo eenvoudig kan het zijn.

Nu zou jij je af kunnen vragen of dit nou werkelijk valt onder ‘tijdverslindende werkzaamheden’. Want het gaat natuurlijk niet om honderden e-mails per dag. Niet eens tientallen. Maar het gaat wel om het principe. Wil jij jouw productiviteit verhogen en tijd besparen, dan is dit een van de meest eenvoudige dingen die je kunt doen. Deze actie valt onder de categorie ‘automatiseren‘ uit het EAD-model.

Praktijkvoorbeeld

Een klant van mij zit bij een administratiekantoor. Eentje van de oude stempel. Zij boeken elke factuur handmatig in. Je zou zeggen dat dit niet zo bijzonder is. Toch wel want ze doen het letterlijk met pen op papier. Dit houdt in dat mijn klant al haar facturen moet printen (kost tijd en inkt), dus ook die ze al digitaal krijgt via e-mail. Vervolgens moet ze die opsturen (in haar geval brengen) naar het administratiekantoor. Dan gaan zij ermee aan de slag. Typisch voorbeeld van tijdverslindende werkzaamheden.

Op de vraag hoe ze er financieel voor staat, vertelde ze mij onlangs dat de cijfers voor 2018 nog niet klaar waren. Daarmee doelde ze op de jaarcijfers. Echter, ze heeft ook kwartaalcijfers. Ze moet immers elk kwartaal btw afdragen dus die gegevens zijn bekend. Maar niet zo 1-2-3 op te vragen. Om nog maar niet te spreken van een winst-en-verliesrekening. Dat is helemaal een gedoe.

Haar administratiekantoor is nog helemaal niet geautomatiseerd. Ze kan wel communiceren via e-mail maar daar is wel alles mee gezegd. Nou heeft ze twee keuzes: A) Ze zoekt een ander administratiekantoor die wel geautomatiseerd is of B) Ze helpt deze boekhouders om mee te gaan met de tijd. Zij koos het laatste. Een heel kantoor automatiseren kost heel veel tijd. Dus ze begint met het verzamelen van de facturen in Dropbox. Dat scheelt alvast heel veel werk en tijd.

Heb jij voorbeelden die je graag wilt delen? Laat het ons weten in een reactie.

Meer tips over tijdbesparing vind je hier >>>

Over de schrijver
Monique is oprichter en eigenaar van HondenUniversiteit. Zij is vanaf 2003 professioneel met honden bezig. Naast kynologisch instructeur is zij hondengedragstherapeut. Sinds 2011 helpt zijn ondernemers in de hondenbranche zakelijk en privé te groeien.