Page content

Effectieve e-mailbehandeling, hoe doe je dat?

Effectieve e-mailbehandeling, hoe doe je dat?

Een van de afleidende prikkels die dagelijks op ons afkomen, zijn e-mails. Omdat de meeste mensen ook e-mail op hun telefoon hebben, kunnen ze constant hun e-mailbox benaderen. En doen dat dus ook. Daar ben ik allang mee gestopt; ik lees eens per dag mijn e-mail. In dit blog geef ik je mijn tips over effectieve e-mailbehandeling.

En weet je wat eigenlijk het ergste is? Velen lezen e-mails meer dan een maal. Alsof daardoor de inhoud verandert. Het is puur een kwestie van uitstellen. Uitstellen van een andere taak die je op dat moment moet doen of uitstellen om een actie te ondernemen met de desbetreffende e-mail. 

Maak het niet moeilijker dan het is

Ik zie weleens e-mailboxen met honderden e-mails, waarvan soms weleens meer dan de helft ongelezen. Dit is niet alleen slecht voor jouw service naar jouw klanten maar ook nog eens heel ongezond voor jezelf omdat je steeds meer blijft uitstellen en uiteindelijk verspil je ook nog eens meer tijd dan nodig.

Nadat ik mijn e-mails gelezen heb, is mijn inbox leeg. Altijd, omdat ik direct opruim. Ik laat dan ook alle e-mail in mijn inbox terechtkomen, andere folders maken vind ik mezelf voor de gek houden. Dan lijkt het alsof er minder e-mails zijn maar dat kost alleen maar extra veel tijd omdat je dan ook nog eens al die andere folders moet doorlopen. Mijn advies: niet doen.

Bij elke e-mail die ik – een keer – lees, stel ik direct mezelf de vraag: moet ik hierop actie ondernemen? Zo niet, dan zijn er drie mogelijkheden. Zo wel, dan zijn er ook drie. Kort gezegd heb ik dus zes opties voor elke e-mail die ik lees.

“Maar sommige e-mails zijn heel lang of ingewikkeld”, kun je zeggen, “die moet ik meerdere keren lezen”. Nee hoor, als jij duidelijk een taak maakt van het lezen van jouw e-mail en dus alleen daarop gefocust bent, kun je elke e-mail direct behandelen. Het probleem alleen bij de meesten is dat ze e-mail even snel tussendoor lezen in de veronderstelling dat ze kunnen multitasken. Zet dat uit je hoofd; niemand kan multitasken.

Hoe om te gaan met e-mail die geen actie behoeft

Na het lezen van een e-mail die geen actie behoeft van mijn kant, heb ik drie mogelijkheden:

1. De e-mail wordt na lezen direct verwijderd (mijn favoriete optie)

effectieve e-mailbehandelingHieronder valt e-mail van nieuwsbrieven van bijvoorbeeld (web)winkels waar ik mij ooit voor aangemeld heb of collega-ondernemers die ik gewoon even snel wil scannen maar verder niets.

Overigens meld ik mij met enige regelmaat af van nieuwsbrieven van aanbieders waar ik op dat moment geen behoefte aan heb. Later aanmelden kan altijd nog. Echter, de meeste mensen zijn bang iets te missen en daar wordt door leveranciers handig op ingespeeld want inderdaad stel je voor dat je die ene weekaanbieding mist. Ik kan je geruststellen. Een week later weet je niet eens meer dat je iets gemist zou kunnen hebben. Tip: doe het eens; het voelt echt goed!

2. De e-mail gaat in de map ‘wachten op’ omdat iemand anders actie gaat ondernemen

Soms is er actie van een andere partij gewenst. Het kan dus zijn dat ik een e-mail doorstuur naar iemand (met een mooi woord heet dat delegeren) die actie moet ondernemen. Deze e-mail gaat naar een aparte map die ik eens per week doorlees en waar nodig, een herinnering stuur of andere actie onderneem.

Afhankelijk van mijn planning en de urgentie (in mijn ogen, niet in die van een ander) onderneem ik direct zelf actie en moet dus wachten op antwoord. Ook dan gaat deze e-mail naar de betreffende map. Mocht het nodig zijn, dan check ik natuurlijk eerder bij de actienemer of het gebeurd is.

3. De e-mail gaat in de map ‘archief’

effectieve-e-mailbehandelingWat zoveel betekent als wel bewaren omdat de inhoud belangrijk genoeg is om te bewaren (voor een tijdje). Dit geldt in de regel voor e-mails met een bijlage die ik belangrijk genoeg vind om te bewaren. Zelfs als ik de bijlage download. Better save than sorry, denk ik altijd maar.

In de regel blijven e-mails in het archief bewaard gedurende een jaar. Daarna gaan ze ongezien in de prullenbak en daar heb ik nog nooit de nadelen van ondervonden; er zit een houdbaarheidsdatum op natuurlijk. Wellicht werkt een andere periode beter voor jou, dat hangt ook van jouw markt af.

Hoe om te gaan met e-mail die wel actie behoeft

Na het lezen van een e-mail die wel actie behoeft van mijn kant, heb ik drie mogelijkheden:

1. De e-mail wordt direct behandeld

In de regel behandel ik dit soort e-mails direct. Na behandeling gaan ze dan of weg, of in de map ‘wachten op’ of ‘archief’. Het lezen en behandelen van e-mail doe ik eens per dag en daarvoor ruim ik een half uur in.

Meestal is dat meer dan voldoende maar soms ook niet. Dat heeft uiteraard met het onderwerp te maken en de tijd die ik eraan wil of kan besteden op dat moment. In sommige gevallen is de e-mail onderdeel van een groter project waar ik mee bezig ben en dan behandel ik deze op een later tijdstip.

2. De e-mail gaat naar de ‘actie’ folder

Als ik een e-mail op het moment van lezen niet kan of wil behandelen, dan verplaats ik deze naar mijn actiefolder. Vervolgens plan ik direct een half uur in om alleen maar e-mails uit mijn actiefolder te behandelen waardoor deze folder in de regel drie keer per week wel leeg is. In dit voorbeeld lees ik dus een e-mail twee keer (voor de oplettende lezer).

3. De e-mail gaat naar de ‘wachten op’ folder

Gezien bovenstaande mag duidelijk zijn waarom en wanneer een e-mail in deze folder verdwijnt.

Effectieve e-mailbehandeling

Het is niet zo moeilijk om elke dag een lege e-mailbox te hebben. Echter, hier moet je wel een duidelijk beslissing voor nemen en dat is dat je enkel en alleen jouw e-mail leest op momenten dat je ook daadwerkelijk actie kunt ondernemen.

hondenuniversiteit-effectieve-e-mailbehandeling-mailboxHiermee voorkomen je

  • dat je e-mails meer dan eens moet lezen wat tijdverspilling is;
  • een nooit lege inbox.

En weet je wat zo leuk was als je gmail gebruikt? Je kreeg dan de melding: “Uw inbox is leeg, een fijne dag verder”. Dat hebben ze er helaas uitgehaald wat ik erg jammer vind want het motiveerde enorm.

Doe jij aan effectieve e-mailbehandeling?

Monique
Passie voor ondernemen. Liefde voor honden. Dat is Monique haar motto. Zij had diverse ondernemingen in de hondenbranche en begeleidt nu ondernemers die starten of al actief zijn in de hondenbranche. Monique woont in de gemeente Zuidplas (Zuid-Holland).
Praat mee op Facebook

Comment Section

0 reacties op “Effectieve e-mailbehandeling, hoe doe je dat?


Door Fabian op 22 april 2015

Goede tips, Monique! Ik ga er mee aan de slag!


Plaats een reactie Annuleren


*