arrow_drop_up arrow_drop_down

De kunst van effectief plannen

De dag starten zonder plan is een garantie voor een dag waarin je heel veel tijd verspilt. In plaats van proactief bezig zijn met wat jij van plan bent, reageeer je enkel op verzoeken van anderen en laat jij je snel afleiden. Je kunt dan aan het einde van de dag zeggen dat je het heel druk hebt gehad maar feitelijk is er niets uit je handen gekomen. Je dag effectief plannen is ook heel goed voor het stellen van prioriteiten. Het helpt om onnodige en onzinnige zaken weg te laten. Het stellen van prioriteiten en het afwerken van een planning in volgorde van belangrijkheid zorgt voor een actieve geest en meer energie

Hoe kun je jouw dag effectief plannen

Als eerste begin je de avond van te voren

effectief plannen Als je tot de volgende morgen wacht – en zeker tot het moment dat je daadwerkelijk achter je computer zit – ben je alweer bezig met het lezen van je e-mail en dus aan het reageren op anderen. Om dan nog een planning te maken, is haast onbegonnen werk.

Aan het einde van elke werkdag, voordat ik mijn computer afsluit, maak ik mijn planning voor de volgende dag. Het geeft ook echt een opgeruimd gevoel in je hoofd ondanks dat je nog geen actie hebt ondernomen anders dan het opschrijven wat je gaat doen. Zoek een rustgevende plek uit en ga schrijven. Dat alleen al zorgt voor rust en is een goede afsluiting van de werkdag.

Vervolgens bekijk je jouw lijst

Belangrijk is dat er vijf tot hooguit zeven taken op jouw lijst staan. Wordt jouw lijst te lang dan krijg je niet alles gedaan, wat enorm frustrerend werkt. Het is goed om ambitieus te zijn maar forceren is nooit een goed idee.

Je frustreert jezelf en anderen hiermee. Vergelijk het met vroeger dan je als kind soms te veel op je bord schepte en dat je moeder zei dat je ogen groter waren dan je maag. Je kunt altijd nog dingen later op de dag toevoegen als je in de ‘flow’ zit.

Als laatste ga je prioriteren

effectief plannenNiet elke taak is namelijk even belangrijk dan wel even urgent. Ik gebruik hiervoor graag het Stephen Covey-kwadrant uit zijn boek First Things First. Deze gebruik je als volgt wanneer je de kunst van het effectief plannen onder de knie wilt krijgen.

  1. Belangrijk en urgent. Dat kan om een project gaan voor een klant met een deadline of een ouderavond op school. De zaken staan bovenaan jouw todo-lijst en worden dus als eerste afgehandeld. Deze lijst zou de kleinste moeten zijn want de meeste items hebben al op een andere lijst gestaan maar die heb je laten liggen.
  2. Belangrijk en niet urgent (nu nog niet). Hier komen taken die nog niet dicht bij de deadline staan maar wel belangrijk zijn. Dat kan zijn het plannen van een afspraak bij de tandarts of jouw dagelijkse uurtje hardlopen. Als het goed is en je handelt alles volgens deze planning af, komen taken dus nooit in het eerste kwadrant …
  3. Niet belangrijk en urgent. Dit zijn taken die voor anderen urgent zijn maar niet voor jou; ze zijn voor jou immers niet belangrijk. Deze dien je natuurlijk zo veel mogelijk te vermijden maar soms kun je er niet omheen. Denk hierbij aan een te laat ingediend verzoek van een medewerker waar je vandaag op moet reageren of een verzoek van iemand die je nauwelijks kent. Let op, deze is tricky zeker voor ‘people pleasers’ omdat ze al gauw bovenaan jouw lijst komen al naar gelang de vastberadenheid en doortastendheid van de vrager.
  4. Niet belangrijk en niet urgent. Tja, deze zou eigenlijk niet voor hoeven komen want als zaken niet belangrijk en niet urgent zijn, wat doen ze dan op jouw todo-lijst? Vergeten, doorstrepen en door met andere dingen. Feitelijk zijn zaken die hieronder vallen nutteloos en doelloos.

Effectief plannen voor winnaars

Als je een dag kunt plannen, kun je ook een week plannen. En uiteindelijk zou je dat ook moeten doen. Het principe is hetzelfde maar de impact is groter. Toch blijkt in de praktijk dat de afleidingen zo groot zijn, dat je snel verzandt in reactief zijn en voor je het week loop je weer achter de feiten (jouw schema) aan.

Om niet in die valkuil te belanden is het dagelijks planning een goede start. Sluit elke week af met een reflectiemoment (heb ik ook daadewerkelijk gedaan wat ik wilde doen) en je kunt alleen maar winnen!

Effectief plannen, hoe doe jij dat?

Over de schrijver
Monique is oprichter en eigenaar van HondenUniversiteit. Zij is vanaf 2003 professioneel met honden bezig. Naast kynologisch instructeur is zij hondengedragstherapeut. Sinds 2011 helpt zijn ondernemers in de hondenbranche zakelijk en privé te groeien.