%%title%% | HondenUniversiteit
arrow_drop_up arrow_drop_down
3 september 2019 

Calendly: de online realtime kalender

Sinds kort gebruik ik Calendly: een online kalender waarin mensen een afspraak met je kunnen inplannen. Deze kalender is gekoppeld aan jouw agenda (Calendly ondersteunt meerdere agenda’s; ik gebruik Google Calendar) waardoor deze automatisch jouw beschikbaarheid in Calendly aanpast als jij een afspraak in jouw eigen agenda maakt. Wat een fantastische toepassing en hij is nog gratis ook!

Automatiseren

Een van de snelste manieren om jouw productiviteit te verhogen, is om processen in jouw bedrijf te automatiseren. Wat kun je automatiseren? Feitelijk alle terugkerende activiteiten waarvoor jij (of een ander persoon) niet nodig is. Denk aan

  • het bestelproces van jouw producten en diensten;
  • het betaalproces van jouw verkopen;
  • het standaardiseren van antwoorden via e-mail of Messenger;
  • het versturen van e-mails.

calendlyIn ons dagelijks leven automatiseren we al heel veel. Jouw wekker. Lampen die aangaan op een bepaalde tijd of als er beweging gedetecteerd wordt. Koffiezetapparaten die zorgen dat jouw koffie klaar staat als jij wakker wordt. Stofzuigrobots. Grasmaairobots. Auto’s met een automatische versnelling. Alles waar een timer op zit. En ga zo maar door. We vinden dat normaal en denken er niet meer bij na. Wie vertrouw jij om je wakker te maken: jouw partner of jouw wekker?

Maar als het om zakelijk automatiseren gaat vinden we dat nog lang niet zo logisch. Dan denken we dat we het zelf beter kunnen. Ik ken hondenuitlaatdiensten die nog altijd maandelijks handmatig facturen maken voor hun klanten. Ook mailinglijsten zijn nog niet zo gebruikelijk binnen de hondenbranche. Het automatiseren werkt dus niet alleen aan het verhogen van jouw productiviteit maar is ook nog eens veel betrouwbaarder en minder gevoelig voor fouten (mijn wekker heeft mij nog nooit in de steek gelaten, mijn partner wel).

Productiviteit verhogen

Het automatiseren van processen zorgt ervoor dat jouw productiviteit omhoog gaat. En dat levert een tijdsbesparing op. In een tijd waarin er steen en been geklaagd wordt over te weinig tijd, verbaast het mij dat nog zo veel mensen handmatig werk doen wat makkelijk geautomatiseerd kan worden. Volgens mij zijn daar drie oorzaken voor aan te wijzen (of een combinatie hiervan):

  1. Je vertrouwt het systeem niet.
  2. Je vindt dat je het zelf beter kunt.
  3. Je hebt het altijd zo gedaan dus waarom zou je dat veranderen.

Zelf ben ik altijd op zoek naar manieren om tijd te besparen en mijn productiviteit te verhogen. Hoe klein of simpel ook. Automatiseringssystemen zijn namelijk helemaal niet altijd ingewikkeld. Sommigen natuurlijk wel. Of daar moet je eerst even tijd in stoppen om ze te begrijpen. Dat heet investeren. Daarna hoef je die tijd er nooit meer in te stoppen.

Het is eigenlijk net als bij delegeren. Hoe vaak hoor je niet zeggen: “Ik kan het je wel uitleggen maar ik doe het zelf drie keer sneller”. Dat is korte-termijn-denken. Als jij de enige bent die weet hoe iets moet, blijf je het dus altijd zelf doen. Wat is daar het nadeel van? Dat je nooit kunt groeien met je bedrijf. Als jij iemand leert om ook les te geven op jouw hondenschool of hoe een hond getrimd moet worden, dan kun je niet alleen groeien maar hou je zelf tijd over voor andere dingen.

Calendly

Terug naar Calendly. Daar is dit hele blog om te doen. Calendly is een voorbeeld van een eenvoudig automatiseringssysteem. Zoals gezegd kun je met Calendly anderen afspraken laten maken in jouw agenda. Een aantal praktische toepassingen:

  • Als hondengedragstherapeut heb je bepaalde dagen / tijden beschikbaar waarop je mensen kunt begeleiden. Je bepaalt zelf de beschikbare tijd per afspraak en kunt dus ruim plannen i.v.m. reistijden.
  • Hondentrimsalons kunnen met Calendly op hun website of op Facebook mensen zelf afspraken laten maken.
  • Hondenscholen kunnen hun diverse cursussen in Calendly zetten waarin mensen zich in kunnen schrijven. Je kunt meerdere personen toegang geven tot een afspraak. Zo hoef je nooit meer in de gaten te houden dat er niet te veel mensen in jouw cursus zitten want volle cursussen worden niet weergegeven.
  • Zelf gebruik ik Calendly voor mijn brainstormlunch.

CalendlyOmdat jij jouw eigen agenda koppelt aan jouw Calendly-kalender heb je dus nooit dubbele afspraken. Jouw eigen agenda is altijd leidend dus zodra jij een afspraak inplant, wordt die tijd onzichtbaar in jouw Calendly. In het voorbeeld hieronder zie je dat ik op woensdag 11 september niet beschikbaar ben voor een brainstormlunch.

Wil je meer type afspraken erin zetten dan heb je de pro-versie nodig. Zo is mijn brainstormlunch altijd dezelfde soort afspraak maar de locatie wijzigt wel. Dat ziet het programma als twee type afspraken. Wil je hem dus gebruiken voor je puppyles en je balans-en-coördinatie-les dan zul je de pro-versie moeten gebruiken. Als jouw trimsalon altijd open is van maandag t/m vrijdag tussen 10 en 17 dan kun je volstaan met de gratis versie. Handig is om Calendly zelf even uit te proberen.

Over de schrijver
Monique is oprichter en eigenaar van HondenUniversiteit. Zij is vanaf 2003 professioneel met honden bezig. Naast kynologisch instructeur is zij hondengedragstherapeut. Sinds 2011 helpt zijn ondernemers in de hondenbranche zakelijk en privé te groeien.